Bij de promotie van de initiatieffase naar de verkenningsfase, hebben de betrokken partijen de belangrijkste kaders en verwachtingen (doelen, uitgangspunten, definities, afbakening en dergelijke) voor het project vastgelegd. Ook is een plan van aanpak voor de verkenning vastgesteld. Bovendien zijn de verwachtingen voor het vervolgproces (planning, kosten en financiering) gedeeld en vastgelegd.
Doelen & gewenst resultaat
Vaak is de volgende fase de planstudiefase. Bij kleinere projecten is deze over te slaan of kan zelfs direct de realisatie starten.
Samenwerking verkenningsfase en beslisinformatie faseovergang
In de verkenningsfase staat de vraag centraal wat de urgentie van het project is en welke oplossingsrichtingen relevant zijn om nader te onderzoeken.
Wat willen we precies?
Belangrijk is dat de betrokken partijen hun belang bij het project helder maken en concretiseren. Dat kan door kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden te benoemen. Vervolgens kunnen we een beoordelingskader afspreken voor een afweging tussen alternatieve oplossingen in de planstudie. Dat kader beschrijft bijvoorbeeld welke doelen centraal staan en hoe we in het vervolg rekening houden met kosteneffectiviteit (MKBA, business case, etc.).
Inzet deskundigen Vervoerregio
Om de kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden goed mee te geven, kunnen diverse deskundigen vanuit de Vervoerregio een bijdrage leveren:
De projectbegeleider van de Vervoerregio coördineert de inzet van deze deskundigen.
Voldoende perspectief voor realisatie?
Op basis van de verkenning volgt (over het algemeen) het besluit om een planstudie uit te voeren. Belangrijke voorwaarde: voldoende perspectief voor realisatie van het project. Dat gaat om draagvlak (omgeving), effectiviteit, maar ook de financiële dekking. De betrokken partners moeten aangeven welke bijdrage ze verwachten. Afhankelijk van de aard en omvang van het project, kunnen we bijvoorbeeld met een intentieverklaring werken. Het kan handig zijn om afspraken te maken over een aandeel van een bepaalde scope of juist over vaste bedragen (een soort taakstellend budget). Dat zal per project verschillen.
Onderwerpen beslisinformatie
We maken afspraken over de onderwerpen in de onderstaande tabel. Zijn bepaalde onderwerpen voor het project niet relevant, dan kunnen de betrokken partijen hier beargumenteerd van afwijken.
1. Aanleiding, probleem, urgentie
Gezamenlijk vaststellen door de betrokken partijen. Meestal kwantitatief onderbouwd op basis van uitgevoerde onderzoeken. In kleine projecten op basis van expert judgement.
2. Doelen en ambities
Aanscherping van de eerder benoemde doelen en ambities, zoveel mogelijk SMART
3. Belangen / verantwoordelijkheden van de betrokken partijen
Aanscherpen belangen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen
4. Scope en afbakening
Vastleggen geografische afbakening en inhoudelijke scope (klant eis specificaties), mede op basis van de mee te nemen oplossingsrichtingen. Een beoordelingskader vaststellen. Dit geeft inzicht in de keuze voor een alternatief en welke onderzoeken daarvoor nodig zijn.
5. Realisatiekosten
Afspraak over de (bandbreedte van de) realisatiekosten op basis van de geïdentificeerde oplossingsrichtingen.
6. Risicoanalyse en - beheersing
Afspraken over projectrisico’s en beheersing daarvan. Gedetailleerde analyse van de procesrisico’s in de volgende fase.
7. Aanbestedingsvorm
Nog niet relevant in deze fase, behalve in kleine projecten met snelle uitvoering
8. Exploitatie en beheer / onderhoud
Inschatting van het effect op kosten en opbrengsten voor exploitatie en B&O en uitgangspunten en randvoorwaarden vastleggen voor het toekomstige gebruik en de beoogde beheerder.
9. Effecten en kosteneffectiviteit
Onderbouwing van de effecten afgezet tegen de onderbouwde problematiek en de verwachte kosteneffectiviteit, eventueel middels KEA of MKBA.
10. Bijdragen Vervoerregio en andere partijen
Uitgangspunten en randvoorwaarden voor de financiële bijdrage van de Vervoerregio en cofinanciering vastleggen. O.b.v. de oplossingsrichtingen, beoogde effecten en eerste ontwerpen en ramingen, een verwachting afgeven. Eventueel een bandbreedte aanhouden of een aandeel van een bepaalde scope bepalen. Belangrijk is dat de betrokken partijen gezamenlijk tot de conclusie komen dat er voldoende zicht is op financiering om de volgende fase te starten.
11. Planning, fasering en mijlpalen
Te hanteren fasering bevestigen en mijlpalen benoemen in de vervolgplanning met in ieder geval de verwachte jaren van uitvoering.
12. Plan van aanpak volgende fase, inclusief personele capaciteit en rolverdeling
Gedetailleerde afspraken over de uit te voeren werkzaamheden, op te leveren producten, personele inzet en zaken als omgevingsmanagement. Projecttrekker voor de volgende fase kiezen. Afspraken maken over trekkerschap in planuitwerking en realisatie/aanbesteding. Goede afspraken over rolverdeling en betrokkenheid van alle betrokken partijen.
13. (Studie)kosten volgende fase
Vraagt u een bijdrage van de Vervoerregio in de kosten van de planstudie? Dan is onderbouwing van de kosten van de volgende fase o.b.v. plan van aanpak en planning nodig.
14. Draagvlak en communicatie
De te verwachten mate van draagvlak voor het realiseren van de maatregel(en) en afspraken over wie verantwoordelijk is voor de primaire communicatie over het project en hoe andere partijen daarbij betrokken worden
Bekijk hier de afspraken en beslisinformatie bij afronding van de:
Besluit dagelijks bestuur
Op basis van de beslisinformatie over deze onderwerpen besluit het dagelijks bestuur van de Vervoerregio over: