Alle partijen moeten in voldoende mate op de hoogte en betrokken zijn. Gedurende de voorbereiding van een project maken de betreffende partners afspraken over de benodigde informatie-uitwisseling. Frequentie en detailniveau kunnen sterk verschillen per project of zelfs per projectfase. De Vervoerregio hoeft niet in elk project en in alle fasen (even) intensief betrokken te zijn. Het belangrijkste is duidelijke afspraken maken en ze nakomen.
Communicatie en omgevingsmanagement
De wegbeheerder of projecttrekker is in beginsel verantwoordelijk voor communicatie en omgevingsmanagement van het project. En ook voor het doorlopen van de ruimtelijke procedures en het organiseren van de benodigde vergunningen. De Vervoerregio denkt graag mee over de juiste aanpak en invulling. Vroegtijdige afstemming kan helpen in de voorbereiding, bijvoorbeeld bij een inspraakprocedure.
Bij communicatie ‘naar buiten toe’ vindt altijd afstemming plaats tussen de Vervoerregio en de direct betrokken partijen. Het kan gaan om een studie, afronding van de verkenning, een openingshandeling of ‘het slaan van een eerste paal’. In alle gevallen stemmen partijen de strategie en de invulling af.