Met behulp van de projectfasering houdt de Vervoerregio de projecten waar zij een bijdrage aan levert beheersbaar. Bij elke overgang naar een volgende fase leggen we afspraken vast over (onder meer) de scope, effecten, voortgang, planning, kosten, risico’s en financiering van de projecten. Gedurende de fasering worden de gemaakte afspraken steeds concreter en gedetailleerder. We onderscheiden zes fasen: initiatief, verkenning, planstudie, planuitwerking, realisatie en beheer.
Afronding elke fase: besluit start volgende fase
De projecttrekker vraagt de overige betrokken partijen bij afronding van een projectfase te besluiten over de inhoudelijke keuzes, vervolgprocedure en projectbeheersing. De besluiten van de betrokken partijen zullen daarbij een vergelijkbaar commitment en detailniveau moeten hebben. In ieder geval moeten ze uitsluitsel geven over de bekostiging en bemensing van de volgende fase, zodat de volgende fase voortvarend kan worden opgepakt, ook in geval het opdrachtgeverschap naar een andere partij overgaat.
De projectbegeleider van de Vervoerregio geeft aan welke beslisinformatie nodig is voor een promotiebesluit van de Vervoerregio. Die informatie verschilt per fase. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling van de Vervoerregio om de wegbeheerder/projecttrekker met extra werk op te zadelen. Wij gaan er vanuit dat de wegbeheerder/projecttrekker vergelijkbare, zo niet meer gedetailleerde informatie, ook al voor de eigen projectbeheersing nodig heeft.
Op basis van de aangeleverde beslisinformatie besluit het dagelijks bestuur van de Vervoerregio over het promoveren naar de vervolgfase. Daarbij geeft de Vervoerregio een bepaalde mate van zekerheid over de financiële bijdrage aan de realisatie van het project en de daarbij behorende uitgangspunten en voorwaarden. Zo nodig neemt de Vervoerregio een indicatief bedrag op in haar meerjarenraming.
Mogelijk bekrachtigen in overeenkomst
Indien nodig tekenen de betrokken partijen bijvoorbeeld een overeenkomst om de afgesproken inhoudelijke keuzes en vervolgprocedure te bekrachtigen. Voor een dergelijke overeenkomst zijn verschillende vormen en juridische hardheden denkbaar. Bij het afsluiten van een overeenkomst, moet de Vervoerregio deze aan de regioraad voorleggen.
Flexibele toepassing van de fasering
De Vervoerregio levert bijdragen aan projecten van zeer verschillende aard en omvang. Daarom zetten we de projectfasering flexibel in. Bij kleine, standaard projecten (bijvoorbeeld de realisatie van een verkeersdrempel) kan op de initiatieffase direct de realisatiefase volgen. Voor grote, complexe projecten (bijvoorbeeld een nieuwe tramlijn) zullen we alle fasen uitgebreid moeten doorlopen. Het belangrijkste is daarover duidelijke afspraken te maken.
In de initiatieffase van een project leggen we in overleg met de betrokken wegbeheerders vast, hoe we de fasering voor het betreffende project het beste kunnen doorlopen. Uiteraard kunnen partijen in vervolgfasen constateren dat een andere fasering passender is. Bijvoorbeeld bij de keuze voor een meer of minder omvangrijke oplossing. Belangrijk is een fasering te kiezen, geschikt voor tijdige en inhoudelijk juiste realisatie van het project.
Verschillende faseringen op elkaar afstemmen
De fasering van de Vervoerregio is vergelijkbaar met de fasering die andere overheden hanteren. Zoals de fasering van de gemeente Amsterdam (PBI-fasering), de provincie Noord-Holland (PMI-fasering) en het Rijk (MIRT-fasering). Uiteraard houden we er rekening mee dat de projectfasering bij verschillende partners kan verschillen. Of dat de betrokken partners verschillende methodiek van projectbeheersing hanteren. In projecten zijn de faseringen goed naast elkaar te gebruiken, zolang de verwachtingen over voortgang, concreetheid, organisatie en (het detailniveau van) de beslisinformatie op elkaar zijn afgestemd. Al in de initiatieffase van een project maken we afspraken om de besluitvorming, projectfasering en projectbeheersing op elkaar af te stemmen.
In ‘De basis van de samenwerking’ staat een vergelijking met de fasering die een aantal partners van de Vervoerregio gebruiken.