Projecten en maatregelen die een bijdrage leveren aan de beleidsdoelen van de Vervoerregio, komen in aanmerking voor een financiële bijdrage vanuit het BDU-budget. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu stelt de BDU aan de Vervoerregio ter beschikking. Uiteraard kan de Vervoerregio projecten alleen financieren bij voldoende budget binnen de begroting.
Juridisch geregeld in de verordening
De verordening BDU Infrastructuur van de Vervoerregio vormt de juridische basis voor financiële bijdragen van de Vervoerregio. In juridische zin is sprake van een subsidieverordening. Dat betekent dat de projecttrekker / wegbeheerder de Vervoerregio in een (subsidie)aanvraag verzoekt om een bijdrage aan een project of maatregel.
Aan welk soort maatregelen kan de vervoerregio bijdragen?
Maatregelen die de Vervoerregio vanuit het BDU-budget kan financieren:
De Vervoerregio kan een bijdrage leveren aan (1) maatregelen op initiatief van de Vervoerregio zelf en (2) maatregelen op initiatief van gemeenten en andere wegbeheerders. Ook is het mogelijk dat maatregelen tot stand komen tussen concessiehouder, wegbeheerder en Vervoerregio, zoals vastgelegd in het Afsprakenkader bus- en tramhaltes. Betreft een voorstel of maatregel (ook) de doelen van de Vervoerregio, dan komt het in aanmerking voor een financiële bijdrage vanuit de Vervoerregio.
Hoogte van de bijdrage
De hoogte van de bijdrage van de Vervoerregio is afhankelijk van:
De hoogte van de bijdrage per project is in principe niet afhankelijk van de beschikbaarheid van voldoende budget. Als er vanuit een van de partners (Vervoerregio of wegbeheerders) onvoldoende budget beschikbaar is, zoeken we naar een andere planning van het project of een andere prioritering tussen projecten.
Methode bepalen bijdrage: referentie of maatwerk
De Vervoerregio kan de hoogte van de bijdrage op twee manieren bepalen:
• als referentiebijdrage: op basis van vaste referentiebedragen en referentiebelangen voor bepaalde soorten projecten en maatregelen;
• als maatwerkbijdrage: op basis van specifieke afspraken over het belang en de bijdrage vanuit de Vervoerregio.
Het dagelijks bestuur van de Vervoerregio bepaalt samen met de aanvrager welke vorm van financieren het meest geschikt is. Dat zal de vorm van financieren zijn die leidt tot de meest efficiënte realisatie van het project. We maken de keuze bij aanvang van het project (initiatieffase). Gedurende de voorbereiding kunnen we hem bijstellen. Hieronder lichten we de twee manieren om de hoogte van de bijdrage te bepalen toe.
Optie 1: referentiebijdrage: vaste bedragen en belangen
Een referentiebijdrage is geschikt voor eenvoudige projecten, waarin weinig discussie te verwachten is over de bijdrage van de Vervoerregio en de overige partners. Voorbeelden van dergelijke projecten zijn fietspaden, bushaltes, verkeersdrempels en stallingsvoorzieningen. Met een referentiebijdrage kan de financiering van deze projecten relatief eenvoudig en snel tot stand komen.
De referentiebedragen en -belangen zijn tot stand gekomen op basis van (1) de gemiddelde realisatiekosten van een bepaalde maatregel en (2) een gemiddelde verdeling tussen het belang van de Vervoerregio en het belang van de wegbeheerder. Deze bedragen zijn tot stand gekomen in overleg met de wegbeheerders en vastgesteld door het dagelijks bestuur. Ze zijn op basis van voortschrijdend inzicht in de toekomst aan te passen. Een actuele lijst met referentiebedragen en -belangen is opgenomen in bijlage 2 en bijlage 3.
In de initiatieffase bepalen we of een project met een referentiebijdrage te financieren is. Dat gebeurt in overleg tussen de projectleider van de wegbeheerder en de projectbegeleider van de Vervoerregio. De keuze leggen we vast bij de overgang naar de volgende fase. Als dit al direct de realisatiefase is (zoals bij kleine projecten mogelijk is), dan nemen we bij het promotiebesluit (naar de volgende fase) direct de aanvraag en beschikking mee.
Optie 2: maatwerkbijdrage - drie pijlers
Projecten waarin verschillende partijen en belangen een rol spelen, zijn het meest gebaat bij een maatwerkbijdrage. De hoogte van de bijdrage van de Vervoerregio baseren we op:
1. het belang van het project voor de regionale bereikbaarheid;
2. het belang van de andere betrokken partijen;
3. de kosten van het project.
Belangenafweging per project: efficiëntere inzet van middelen
In het verleden kenden alle projecten een vast aandeel voor de bijdrage van de Vervoerregio: openbaar vervoer 95%, fiets 50 of 70% en weg 50%. Deze percentages golden alleen voor kosten waar de Vervoerregio zich in herkende. Met de maatwerkbijdrage is ruimte gecreëerd voor een specifieke belangenafweging per project. Daardoor kunnen we de financiële middelen van de Vervoerregio efficiënter inzetten om de regionale doelen te bereiken. Dit kan in de praktijk betekenen dat de bijdrage van de Vervoerregio hoger of lager is dan genoemde percentages.
Indien gewenst kunnen de referentiebelangen richting geven bij het bepalen van de maatwerkbijdrage. Een actuele lijst met referentiebelangen is opgenomen in Referentiebelangen.
Maatwerkbijdrage
Voor een maatwerkbijdrage levert de wegbeheerder een kostenraming aan, die volgens de SSK-systematiek is opgesteld. In de kostenraming wordt onderscheid gemaakt naar engineeringskosten (EK), bouwkosten en risico-opslag. Als referentie wordt door de Vervoerregio rekening gehouden met 16% EK en 10% risicokosten.
Fietstunnel onder drukke verkeersas:
• Belang voor de regionale beleidsdoelen:
• Belang voor andere partners:
• Kosten van de gekozen oplossing:
• Verdeling tussen de partners en de bijdrage van de Vervoerregio:
Verantwoording en onderbouwing maatwerkbijdrage
Om de redelijkheid van de hoogte van de bijdrage te toetsen, kunnen we deze vergelijken met de bijdrage aan projecten met een vergelijkbare scope en vergelijkbare effecten. Toetsing of de opgevoerde kosten aanvaardbaar zijn, door een vergelijking te maken met de kosten van vergelijkbare oplossingen, is ook een optie. Gebruik daar eventueel de lijst met referentiebedragen bij (zie bijlage 3).
Voor een maatwerkbijdrage levert de wegbeheerder een kostenraming aan, die bij voorkeur
volgens de SSK is opgesteld. In de kostenraming maken we onderscheid naar bouwkosten, een risicoreservering en de kosten voor engineering. Als referentie houdt de Vervoerregio rekening met 10% voor de totale risicoreservering en 16% voor de engineering vanaf planuitwerkingsfase. In aanmerking komen: kosten voor op te leveren producten en projectgebonden kosten voor proces- en projectmanagement. Onderbouwing van deze kosten, met voor de Vervoerregio herkenbare en gangbare tarieven, is noodzakelijk.
Belangrijk is verder het aanleveren van een goede onderbouwing van (1) de te verwachten effecten en (2) het rendement van de gekozen oplossing. Dat laatste betreft de kosteneffectiviteit of kosten-batenverhouding. Een MKBA of een business case kan hier uitkomst bieden. Meer details over de aan te leveren onderbouwing per fase staan in deel 3.
Krijgt een maatregel een maatwerkbijdrage, dan komt in elke faseovergang en de beschikking een verantwoording en onderbouwing van de bijdrage aan de hand van de beleidsdoelen waar het project een bijdrage aan levert. Dat zal gebeuren aan de hand van de drie pijlers: belang beleidsdoelen Vervoerregio, belang andere partners en kosten van de gekozen oplossing. Deze onderbouwing legt het verband tussen de genoemde beleidscriteria en de hoogte van de bijdrage. Dit kan helpen bij het bepalen van toekomstige maatwerkbijdragen. Het zorgt voor continuïteit en voorkomt willekeur.
Belangrijk is dat de betrokken partijen voor aanvang van de planuitwerking afspreken wie de gemaakte kosten voor engineering vergoedt, als een project niet tot uitvoering komt. Als ze gezamenlijk besluiten niet met het project door te gaan, is het gebruikelijk dat ze naar rato bijdragen aan de gemaakte kosten. Bij eenzijdige beëindiging van de samenwerking ligt dat anders. Dan geldt: de veroorzaker betaalt de tot op dat moment gemaakte kosten.
Wanneer ontstaat duidelijkheid over de bijdrage van de Vervoerregio?
Bij elke promotie naar een volgende fase in de voorbereiding van het project, maken we afspraken over:
Op basis daarvan kan het dagelijks bestuur van de Vervoerregio een bijdrage reserveren of een beschikking afgeven.
Duidelijkheid per fase
Starten met vast bedrag of percentage
In de eerste fasen van een project kunnen we de bijdrage in een vast bedrag of in een aandeel van de projectkosten uitdrukken. Heeft de Vervoerregio een groot aandeel in het project of is de scope al vrijwel zeker, dan spreken we mogelijk een vast bedrag af. Bijvoorbeeld als taakstellend budget. Is het aandeel klein of de scope van het project nog onzeker, dan kan een percentage van de kosten handiger zijn. Belangrijk: er zal altijd een koppeling zijn tussen de bijdrage van de Vervoerregio en een bepaalde scope en daarmee de beoogde effecten en te leveren prestatie.
Hardheid en onderbouwing maatwerkbijdrage per faseovergang
Zo ontstaat gedurende de voorbereiding van het project steeds meer zekerheid over de scope, de effecten en de financiering. De onderstaande tabel geeft aan hoe de maatwerkbijdrage per fase in te vullen is. Meer details over de te maken afspraken per fase: deel 3.
Geïntegreerde contracten
In veel projecten van de Vervoerregio is tegenwoordig sprake van geïntegreerde contracten, bijvoorbeeld design en construct. De Vervoerregio ondersteunt deze werkwijze. In geval van geïntegreerde contracten zijn er afspraken over de maatwerkbijdrage op basis van een referentieontwerp en -raming.
Beschikking
De Vervoerregio geeft de beschikking bij een geïntegreerd contract, voor gunning, doorgaans af op basis van het aanbestedingsresultaat. Dat levert voor zowel de Vervoerregio als de wegbeheerder voldoende zekerheid op. Er is op dat moment een risicodossier, een gunningsbedrag, de scope van de onderdelen die bij opdrachtgever blijven en dergelijke. Afgifte van de beschikking is ook mogelijk vóór de aanbesteding. Bijvoorbeeld bij een klein project met weinig vrijheidsgraden. Afgifte na de gunning is voor beide partijen niet gewenst. Het zou eventueel, na overleg en als er tussen het aanbestedingsresultaat en de gunning onvoldoende tijd zit voor een besluit over de beschikking, wel kunnen.
De Vervoerregio beschikt bij geïntegreerde contracten bij voorkeur op basis van lump sum (zie: ‘twee manieren van beschikken’), maar kan in bijzondere gevallen ook specifieke voorwaarden stellen.
Afspraken over risico’s
We maken afspraken over de risicoverdeling en de Vervoerregio kan daar (op basis van een gedegen risicodossier) in de beschikking een bijdrage voor opnemen. Als referentie hanteert de Vervoerregio 10% als totale risicoreservering. Bij projecten met bepaalde specifieke en/of bijzondere risico’s (bijvoorbeeld risico’s met hoge kosten, maar een kleine kans van optreden) kan worden afgesproken hiervoor een hogere reservering op te nemen en voor het aanwenden een specifieke clausule op te nemen in kunnen buiten de beschikking blijven. Daarover maken de Vervoerregio en de wegbeheerder nadere afspraken.
Bijdragen aan studiekosten
De Vervoerregio kan een bijdrage leveren aan studies die betrekking hebben op de haalbaarheid en voorbereiding van bereikbaarheidsmaatregelen in verkennings- en/of planstudiefase of evaluaties om na uitvoering het effect te meten.
Aandeel in de kosten
De hoogte van de studiebijdrage aan verkenningen en planstudies staat in verhouding tot het belang van het betreffende project voor de regionale beleidsdoelen van de Vervoerregio. De bijdrage komt meestal tot stand op basis van een aandeel van de totale studiekosten. In aanmerking komen: kosten voor op te leveren producten en projectmanagement. Niet voor een bijdrage in aanmerking komen interne organisatiekosten. Daarbij leggen we een directe koppeling met de inhoud van het plan van aanpak voor de betreffende fase. Bovendien: ook voor de projectmanagementkosten is een onderbouwing, met voor de Vervoerregio herkenbare en gangbare tarieven, noodzakelijk.
Het aandeel van de Vervoerregio in de studiekosten hoeft niet gelijk te zijn aan het uiteindelijke aandeel van de Vervoerregio in de realisatiekosten van het project. Is er (nog) geen zicht op het aandeel van de Vervoerregio in realisatiekosten? Dan kunnen we voor de studiekosten een referentieaandeel van 50% aanhouden. Is er wel zicht op het belang en aandeel van de Vervoerregio dan kan ook worden gekozen voor een bijdrage aan de productkosten (onderzoeksrapporten, ontwerpen kostenramingen e.d.) op basis van de referentiebelangen.
Project niet uitgevoerd?
Wie vergoedt de gemaakte studiekosten als een project niet tot uitvoering komt? Het is belangrijk dat betrokken partijen dat voor aanvang van de verkenning of planstudie afspreken. Normaal gesproken, indien de betrokken partijen gezamenlijk besluiten niet met het project door te gaan, geldt dat ieder naar rato bijdraagt aan de reeds gemaakte kosten. Dat is anders als een van de betrokken partijen eigenhandig de samenwerking beëindigt. Dan geldt dat de veroorzaker voor de kosten opdraait die tot op dat moment zijn gemaakt.
Algemene en evaluatiestudies
Naast een bijdrage aan de studiekosten van de verkenning en planstudie, kan de Vervoerregio een bijdrage leveren aan algemene studies. Deze moeten dan gericht zijn op het uitdiepen van een bepaald aspect van het regionale verkeer- en vervoerbeleid of de ruimtelijke ordening (bijvoorbeeld een integrale ruimtelijke visie of een gebiedsuitwerking). Belangrijk criterium bij de beoordeling of een studie voor een bijdrage in aanmerking komt, is de vraag of de studie gericht is op het leveren van een bijdrage aan de beleidsdoelen van de Vervoerregio.
Ook evaluatiestudies van gerealiseerde en in gebruik genomen infrastructuurprojecten komen in aanmerking. Het kan gaan om een inhoudelijke en/of procesmatige evaluatie.
Twee manier van beschikken
Aan het einde van de planuitwerkingsfase geeft de Vervoerregio op verzoek van de wegbeheerder een integrale beschikking af voor de bijdrage aan het project. Deze is gekoppeld aan de betreffende scope en te leveren ‘prestatie’ en vormt de basis voor start van de realisatiefase. De beschikking is gebaseerd op de eerder gemaakte afspraken in de voorbereiding van het project en de aangeleverde onderbouwing van de projecttrekker. Meer details over de aan te leveren onderbouwing voor de beschikking: deel 3.
Lump sum of werkelijke kosten
Als de Vervoerregio een maatwerkbijdrage aan een project verleent, zijn er twee manieren van beschikken mogelijk:
Een bijdrage op basis van werkelijke gemaakte kosten. Dit zijn de totale kosten die gerelateerd zijn aan de afgesproken scope, met vastlegging van een maximumbedrag. Vereist: accountantsverklaring en verantwoording op basis van ‘facturen’.
De Vervoerregio bepaalt in overleg met de projecttrekker de wijze van beschikken. De Vervoerregio heeft een voorkeur voor lump sum, maar houdt zich altijd het recht voor om te beschikken op basis van werkelijke kosten.
Bij verlening van een referentiebijdrage aan een project of bij een geïntegreerd contract, geeft de Vervoerregio vrijwel altijd een lump sum beschikking af.
Mijlpalen en voorfinanciering
Bij de beschikking maken we afspraken over het betalingsritme. Normaal gesproken lopen deze betalingen mee in het uitvoeringsritme van het project. Maar andere mijlpalen zijn ook mogelijk. Over het algemeen geldt, zeker voor lump sum-beschikkingen, dat het moet gaan om toetsbare en zichtbare prestaties. Dit vormt de verantwoording voor de Vervoerregio om tot betaling over te kunnen gaan.
De Vervoerregio kan een deel van de voorbereidingskosten (engineering) voorfinancieren. Bijvoorbeeld als het om grote bedragen gaat die de wegbeheerder niet kan dragen. Hierover maken de Vervoerregio en de wegbeheerder voor aanvang van de planuitwerkingsfase afspraken.
Vaststelling van de bijdrage
Na realisatie van het project verzoekt de projecttrekker de Vervoerregio om de bijdrage vast te stellen. De Vervoerregio stelt door middel van een schouw vast of de afgesproken scope is uitgevoerd en of alle betreffende maatregelen zijn opgeleverd.